Как контролировать рабочее время, если сотрудники жалуются на большие объемы работы и задерживаются с выполнением? Были ли у вас случаи, когда сотрудники оправдывали ваши замечания, говоря, что они перегружены? Наблюдайте за персоналом, если заметите следующие тенденции в их работе:
- Сотрудники проводят много времени в социальных сетях, на развлекательных ресурсах, играют в игры за счет работы
- Они часто опаздывают и задерживаются после работы. Сотрудники не реагируют на замечания и количество дисциплинарных нарушений не уменьшается
- Сотрудники не справляются с поставленными задачами вовремя и требуют найма дополнительных сотрудников.
- Используйте компьютерную программу или службу для мониторинга рабочего времени, которое будет анализировать ситуацию в компании, генерировать показатели эффективности сотрудников и предоставлять данные для анализа. Этот метод наиболее актуален для офисного персонала, который проводит за компьютером практически все время. Бесплатно попробовать программу для контроля работы сотрудников можно на сайте mirobase.com
Если вы попытаетесь публично рассказать сотрудникам о внедрении такой программы, не ожидайте счастливой реакции. Сотрудники часто не готовы к введению мониторинга рабочего времени и сопротивляются ему различными методами.
Почему сотрудники сопротивляются, когда их время нужно считать?
Ведь если человек действительно работает, то с любым мониторингом у него все в порядке, ему нечего скрывать. Менеджер еще раз убедился в их эффективности. Боятся только те, кто избегает работы, ведет спокойный режим работы и не беспокоится об эффективности. Вы можете идентифицировать этих людей в вашей команде и определить потенциал вашей компании или отдела продаж.
Давайте разберемся с причинами сопротивления сотрудников, их страхами:
- Сотрудники боятся абсолютного контроля: нужно будет работать с 8 до 17 часов, не выходя из компьютера
- Защита конфиденциальности
- Они думают, что от этого выиграет только руководство.
Как менеджер должен преодолеть сопротивление
Объясните сотрудникам преимущества контроля времени. Ведь сотрудники считают, что мониторинг их рабочего времени принесет только штрафы и вину. Объясните, что это выгодно не только вам, но и компании. Вы являетесь менеджером и должны видеть показатели эффективности и контролировать рабочий процесс.
С внедрением тайм-менеджмента каждый сотрудник сможет:
- эффективно организовать рабочее время и следить за своей работой
- получить повышение за хорошую производительность
- зарабатывать больше в виде бонусов за отличную работу
- завоевать доверие руководства
Некоторые из наших клиентов рассказывают нам, как работает команда после первого месяца использования программы:
Был отдельный тип сотрудников, их было несколько, но у них на компьютерах были «тормоза» с компьютером, долгое открытие программы, слабый интернет, клавиатура не печатает и так далее. Вся эта мистика исчезла, когда системный администратор пришел и попросил показать недостатки. Некоторые пытаются обмануть программу, выполняя поиск в интернете, как это сделать. Таких сотрудников очень мало, и они быстро выдают себя. Когда менеджеры открывают доступ к сотрудникам для их статистики рабочего времени. Люди меньше опаздывают и соблюдают режим работы.
Программа отвечает основным задачам:
- когда точно начинается рабочий день каждого сотрудника (с учетом утреннего кофе и перекура)
- точные данные о начале и конце работы
- точное время работы за компьютером каждого сотрудника автоматический расчет сверхурочных
- отчеты в виде табеля рабочего времени
- Отчет, составленный программой управления временем, анализируется и оценивается
- руководством: учитываются обоснованные причины и пояснительные замечания
- сотрудников, применяются дисциплинарные взыскания и поощрения.
Дополнительное преимущество контроля времени
Программа отслеживания времени Программа отслеживания времени удобна для работы с фрилансерами, которые выполняют почасовую работу. Если вы нанимаете удаленных сотрудников, их контроль становится проще.
Заказчики «Системы контроля» оценили работу программы с удаленными сотрудниками. Это позволило им контролировать работу удаленно и сократить время, необходимое для выполнения задач. Сотрудники более ответственны, когда за их работой следят. Фрилансер, работающий над вашими проектами, запускает программу регистрации времени, фиксирует выполненную работу, когда ему нужно отдохнуть самостоятельно, останавливает таймер.
Таким образом, супервизор видит, что удаленный работник работал, и понимает, сколько времени уходит на производительность.
Как контролировать рабочее время — выводы
С помощью программы все показатели эффективности работы персонала доступны менеджерам, как расходуется основной капитал компании — время. Контролируя, вы видите стоимость рабочего времени, сколько его тратиться. Формируются данные, по которым можно определить занятость сотрудников и повысить дисциплину. Если у вас нет программы, используйте журналы прибытия и отъезда, чтобы понять работоспособность.
Мониторинг рабочего времени сделает сотрудников более мотивированными и дисциплинированными — сотрудники могут самостоятельно отслеживать свою статистику.
А менеджеры смогут анализировать результаты работы на основе реальных данных.